Signeu una vegada durant la configuració. A partir d'aleshores, cada historial mèdic completat per un pacient és contrasignat automàticament pel dentista tractant quan es revisa — sense paper, sense signatures perdudes, sense munts al final del dia.
Cada signature està vinculada al moment exacte de la revisió amb una marca temporal criptogràfica. El PDF signat mostra qui va signar, quan, amb quin dispositiu, i produeix un registre d'auditoria verificable que la vostra asseguradora de responsabilitat civil pot consultar sota demanda.
Els historicals mèdics signats es xifren a nivell de camp amb AES-256-GCM i s'escriuen a la fitxa del pacient al vostre PMS. Els originals es conserven segons la norma de retenció de registres del vostre estat — 7, 10 anys o tota la vida del pacient.
Cap estatut nacional únic enumera tots els estats que exigeixen la signature del dentista a l'historial mèdic del pacient. El requisit sol provenir de normes del col·legi odontològic estatal o estàndards d'asseguradores de responsabilitat civil que tracten la revisió i signature del dentista com a estàndard de cura. Alguns exemples:
El Codi Administratiu de Michigan R 338.11120 (Registres de tractament dental) exigeix que el registre de tractament del dentista inclogui l'historial mèdic i dental del pacient i que el dentista — o terapeuta dental — s'identifiqui al registre per a cada procediment. El col·legi interpreta això com que el dentista ha de signar o rubricar la part de l'historial mèdic del registre.
Font: Codi Administratiu de Michigan R 338.11120.
L'Associació Dental de Califòrnia aconsella que després que el proveïdor dental revisi el formulari d'historial mèdic amb el pacient, el formulari també hauria de ser signat i datat pel proveïdor. Aquesta és una guia professional més que un estatut codificat, però les asseguradores de responsabilitat de Califòrnia i la Llei de Pràctica Dental generalment tracten la signature del dentista com un element obligatori del registre del pacient.
Font: Guia de pràctica de l'Associació Dental de Califòrnia.
Fonts del CDC, col·legis odontològics estatals i asseguradores de responsabilitat civil assenyalen que no obtenir i fer signar al dentista un formulari d'historial mèdic pot tractar-se com a negligència. Texas, Florida, Nova York i molts altres estats expressen la mateixa expectativa a través de guies del col·legi i contractes d'asseguradores més que com a estatuts explícits — però l'estàndard pràctic és el mateix.
En el millor dels casos, res. En el pitjor dels casos — el pacient té una reacció adversa, hi ha una interacció medicamentosa que l'historial va revelar, o una sol·licitud de registres arriba al vostre despatx d'un col·legi estatal — un historial mèdic sense signar es converteix en la prova A. Tant les asseguradores de responsabilitat civil com els advocats de demandants busquen exactament aquesta laguna.
La solució no és una formació més estricta o llistes de verificació més rigoroses. La solució és fer impossible que un registre completat arribi a la fitxa sense la signature del metge. Això és el que fa la contra-signatura automàtica.
Quatre passos, tots entre bastidors. El pacient mai no ho veu. El metge signa una vegada i s'oblida del tema.
Durant la integració, el dentista dibuixa o carrega la seva signature i confirma el seu nom i número de llicència. Això és tot — la signature viu xifrada a la caixa forta de la clínica.
El pacient omple l'historial mèdic en qualsevol dispositiu. Totes les respostes es xifren mentre s'introdueixen i s'agrupen en un PDF en enviar-lo.
El PDF arriba a la cua de revisió del proveïdor. Un toc al tauler de control aplica la signature electrònica del metge, una marca temporal i el número de llicència al bloc de l'historial mèdic.
El PDF contrasignat s'arxiva amb un hash amb prova de manipulació i s'escriu de nou a la fitxa del pacient a Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack o el vostre PMS.
Cada PDF d'admissió inclou el registre d'auditoria complet que el col·legi professional i l'asseguradora de responsabilitat civil volen veure, sense que el vostre equip hagi de preparar res.
Les històries clíniques signades hereten el mateix xifratge, controls d'accés i cobertura BAA que la resta d'Intake Dental. Si ja sou client, la contrasignatura automàtica està activada per defecte: sense configuració addicional, sense càrrec extra.
Cap estat té una normativa general que digui “els odontòlegs han de signar els formularis d'història clínica”. El que existeix, en canvi, és una combinació de normes administratives dels col·legis professionals d'odontologia estatals (Michigan n'és l'exemple més clar), directrius professionals de tipus CDA (Califòrnia) i clàusules contractuals de les asseguradores de responsabilitat civil (Texas, Florida, Nova York i molts altres) que col·lectivament tracten la signatura com a estàndard de cura. El consell pràctic és signar-les totes.
Apareix com la signatura visual del doctor (dibuixada o pujada durant la configuració) més el nom imprès, el número de col·legiat, la data i l'hora, al bloc de signatura reservat per al professional. Sota la signatura visible hi ha un hash criptogràfic que la vincula als bytes exactes del document, de manera que la signatura no es pot extreure i reaplicar a un altre formulari.
Segons la llei federal ESIGN Act i la UETA (adoptada per 49 estats), una signatura electrònica té el mateix efecte legal que una signatura manuscrita sempre que el signatari tingui la intenció de signar i la signatura estigui associada de manera fiable al registre. El nostre flux de signatura electrònica compleix ambdós requisits: la intenció es captura amb l'aprovació d'un sol toc i la signatura està vinculada criptogràficament al document. Alguns col·legis professionals d'odontologia estatals tenen normes específiques de conservació de registres; nosaltres complim per defecte amb la més estricta.
La contrasignatura automàtica està integrada al flux d'admissió digital d'Intake Dental. Si escanegeu admissions en paper, encara podeu aplicar la signatura electrònica del doctor mitjançant la cua de revisió, però perdreu el registre d'auditoria de dispositiu/IP de la part del pacient. Si utilitzeu un altre producte d'admissió, podem exportar els PDF signats al vostre PMS, però no obtindreu el segell de temps ni el hash amb prova de manipulació tret que l'admissió visqui al nostre sistema de principi a fi.
Font: CDC, guies del col·legi odontològic estatal i memos de compliment d'asseguradores.
Aquesta pàgina és informativa, no assessorament legal. Consulteu les normes del col·legi odontològic del vostre estat i el contracte de la vostra asseguradora de responsabilitat civil per al requisit exacte que s'aplica a la vostra clínica. La conclusió és simple: hi hagi o no un estatut, tractar la signature del dentista com obligatòria és la postura defensable.
Les històries clíniques signades s'emmagatzemen a la cambra forta al núvol elegible per a HIPAA de la vostra clínica amb xifratge a nivell de camp AES-256-GCM. La retenció predeterminada és el període més llarg entre 10 anys des de l'última visita o la vida del pacient, el que requereixi el vostre col·legi professional. Podeu recuperar qualsevol document signat, amb el seu registre d'auditoria complet, en qualsevol moment.
Els col·legis odontològics estatals i les asseguradores de responsabilitat civil tracten la signature del dentista a l'historial mèdic del pacient com a part de l'estàndard de cura. Intake Dental aplica automàticament la signature electrònica del metge a cada PDF de registre completat — amb marca temporal, registre d'auditoria i escriptura al vostre PMS.
Configureu el vostre primer formulari en menys d'un minut. Sense contractes, sense pressió.
